Анализ функций планирования, мотивации и контроля

Рисунок 2 - Схема поставок от поставщиков в магазин

К недостаткам поставки товаров напрямую от поставщиков можно отнести:

каждый поставщик поставляет свой товар в магазин своим транспортом, из-за чего могут выстраиваться очереди, поставщики страдают из-за простоя транспорта и стараются эти затраты предъявить сети (что отвлекает значительное количество времени и сил на разбирательства);

магазин испытывает нехватку товара из-за несвоевременной разгрузки;

растут затраты на обработку товара (упаковку, фасовку, сортировку) и т. д.

Заявка на новый товар оформляется в письменном виде с указанием основных характеристик (ценовой диапазон, примерное количество товара к первой поставке, примерный план продаж или динамика продаж в месяц, важные характеристики (свойства, влияющие на продажу) товара, требования к упаковке и т. д.). Цель менеджера по закупкам - найти товар, максимально отвечающий потребностям магазина.

Прежде чем товар будет поставлен, требуется определить его место в ассортименте, роль, цель введения товара, происходит согласование с директором магазина, место для товара в торговом зале, цену, способы продвижения, примерный объем и динамику продаж, необходимость обучения персонала магазинов продаже нового товара и т. д., то есть проделывается работа по формированию ассортимента.

Если товар уже введен в ассортиментную матрицу, присутствует там и требуется лишь пополнить уже существующий (или закончившийся) товарный запас, то для принятия решения о необходимости поставки менеджер по закупкам оперирует отчетами об остатках товара - той информацией о количестве товара на складе магазина, которую он получает из информационной системы.

Независимо от системы, с которой работает компания, отчеты об остатках должны получаться ежедневно и соответствовать истинному количеству. На основании этой информации менеджер принимает решение о необходимости поставки заказываемого товара. Решение о количестве и сроках поставки принимается с использованием других инструментов, информация о которых представлена далее.

Отчеты по остаткам в магазине делаются:

ежедневно независимо от того, планируется поставка или нет (утром или вечером, по мере того как в магазине обновляется информация, приходуется и списывается товар);

в различных срезах - остатки товаров по торговому залу, по складу, по поставщикам, по количеству, по сумме, по смежному, взаимодополняемому, взаимозаменяемому товару, а также выписанный и зарезервированный товар.

В случае первичной поставки менеджеру по закупкам необходимо выбрать поставщика, максимально способного удовлетворить потребность в товаре.

Для поиска потенциального поставщика менеджер по закупкам использует следующие источники информации о поставщике (таблица 3).

Суть поиска поставщиков сводится к получению коммерческих условий и к выбору (в ходе переговоров, тендера или анализа предложений) наиболее подходящих.

Результатом такой работы является договор или контракт с поставщиком. В случае повторной или регулярной поставки поставщик получает от магазина заявку на товар согласно действующим договоренностям с поставщиком и заранее согласованным коммерческим условиям.

Таблица 3- Источники информации о поставщиках

Инструментом осуществления заявки на поставку товаров является информационная база данных ООО «Зевс».

База данных - это внутренний документ в электронном виде (оформленный в таблице Ехсеl), куда менеджер по закупке вносит всю информацию о товаре поставщика, ценах, скидках (всех возможных, полученных и неполученных), характеристиках, упаковке, комплектности, сроках годности и т. д.