Функциональная модель процесса управление документацией СМК в состоянии «как есть»

Определим исходные данные для построения функциональной модели процесса в соответствии со стандартом предприятия.

Целью процесса является: установить порядок управления (подготовка проекта договора, согласование проекта договора, учет договоров, контроль исполнения договоров) заключение, учет и контроль исполнения договоров по закупкам субстанций, сырья и материалов.

Входами процесса «Заключение, учет и контроль исполнения договоров» являются:

план закупок, установленный расчетом потребности и дефицита на основании плана производства;

расчет потребности в субстанциях, сырье и материалах;

юридические и банковские реквизиты сторон;

проект договора.

Ресурсами для организации процесса «Заключение, учет и контроль исполнения договоров» являются:

персонал ОАО «Белмедпрепараты» (отдел материально-технического снабжения, коммерческий центр, планово-экономический отдел, бухгалтерия, заместитель генерального директора по производству, начальник юридического отдела;

оборудование, необходимое для разработки (пересмотра) документов СМК (компьютер, принтер, интернет).

Выходами процесса «Заключение, учет и контроль исполнения договоров» являются:

оригинал договора;

журнал «Учет и ведение договоров»;

акт;

дополнительное соглашение;

протокол;

акт приемки товара.

На основании стандарта построим контекстную диаграмму процесса «Заключение, учет и контроль исполнения договоров» (рисунок 1.1).

В ходе декомпозиции процесса выделим следующие процессы первого уровня:

подготовка проекта договора;

согласование проекта договора;

учет договоров;

контроль исполнения договоров.

Соответствующая диаграмма декомпозиции процесса «Заключение, учет и контроль исполнения договоров» приведена на рисунке 1.2.

Выполним дальнейшую детализацию процессов, которые в ней нуждаются.

В ходе декомпозиции процесса подготовка проекта договора получим 3 функции второго уровня:

исследование рынка;

проведение тендера;

принятие решения.

Диаграмма декомпозиции процесса подготовка проекта договора приведена на рисунке 1.3.

В ходе декомпозиции процесса учет договоров получим четыре функции второго уровня:

учет оригинала договора;

учет экземпляра договора ОМТС;

учет экземпляра договора КЦ;

учет экземпляра договора отдел таможенного регулирования.

Рисунок 1.1 - Контекстная диаграмма процесса «Заключение, учет и контроль исполнения договоров».

Рисунок 1.2 - Диаграмма декомпозиции процесса «Заключение, учет и контроль исполнении договоров»

Рисунок 1.3 - Диаграмма декомпозиции заключение договора

Рисунок 1.4 - Диаграмма декомпозиции процесса учет договоров