Методы проведения обследования

Методы обследования, то есть способ получения необходимых данных, определяется целями и задачами изучения бизнес-процессов и системы управления предприятием. В зависимости от объекта исследования выделяют следующие методы обследования:

· Процедурно-ориентированный метод - объектом исследования являются процедуры обработки информации.

· Предметно-ориентированный метод изучает элементы информации на предприятии.

· Метод анализа по структурным элементам системы управления изучает структуру подразделений и функции, выполняемые ими по управлению финансово-хозяйственной деятельностью.

· Метод анализа выходов изучает зависимость управленческих решений от начальных условий.

· Метод реакций на воздействие изучает реакцию системы на какие-либо воздействия.

В ходе практического проведения обследования бизнес-процессов предприятия применяются, как правило, все эти методы в комплексе.

Методы сбора данных при обследовании

Основными методами сбора данных при обследовании являются:

· Анкетирование;

· Интервьюирование;

· Сбор документов;

· Наблюдение.

Анкетирование.

Анкетирование представляет собой сбор информации посредством заполнения специально разработанных для этого форм документов со структурированными вопросами. Ответы на данные вопросы должны содержать сведения, которые и необходимо получить в ходе обследования. Анкеты могут заполняться либо бизнес-аналитиком со слов должностного лица предприятия, компетентного в данных вопросах, либо непосредственно должностным лицом предприятия, и затем передаваться бизнес-аналитику для изучения. Во втором случае рекомендуется приложить к анкете инструкцию по ее заполнению. Это необходимо для того, чтобы избежать неверного толкования вопросов анкеты и достичь высокой точности ее заполнения. Кроме того, настоятельно рекомендуется заверять анкету подписью лица, его заполняющего. Это необходимо для того, чтобы избежать в будущем каких-либо проблем, связанных с отказом от предоставленной информации.

Анкета должна быть составлена таким образом, чтобы ее заполнение заняло не более 1 часа у анкетируемого лица, в противном случае внимание рассеивается и человек отвечает на вопросы анкеты по принципу «лишь бы отписаться», либо вообще игнорирует многие вопросы. Вопросы анкеты должны быть таковы, чтобы:

· Вопросы соответствовали цели получения необходимой и достаточной информации. При этом вопросы не должны нарушать общепринятую этику и условия конфиденциальности;

· Вопрос был однозначно понятен анкетируемому лицу, и находиться в сфере его профессиональной компетенции;

· Предполагаемый ответ на вопрос был кратким по объему, но достаточно полным по содержанию;

· По возможности, в зависимости от специфики вопроса, следует предлагать выбрать один или несколько заранее подготовленных вариантов ответа.

Как правило, анкетирование используется при получении общих представлений о деятельности предприятия в целом, и его подразделений в отдельности. Для более глубокого изучения необходимо использование иных методов.

Интервьюирование

Интервьюирование представляет собой опрос бизнес-аналитиком должностного лица предприятия в личной беседе. Интервью следует назначать заранее на удобное для интервьюируемого время. Рекомендуется проводить интервью продолжительностью не более часа. Интервью, как правило, проводят либо в форме относительно свободной беседы, либо в форме структурированного опроса. И в том, и в другом случае вопросы для интервью следует подготовить заранее. Ответы фиксируются либо письменно, либо на диктофон. Последнее удобнее, но требует больше времени на расшифровку записи.